- Reduce los espacios dedicados al archivo físico y transfórmalos en espacios de oficina.
- Encuentra los documentos que buscas de manera rápida y eficaz sin perder tiempo entre miles de archivos de papel.
- Olvide las horas dedicadas a buscar en cerros de papeles.
- Centralice los archivos digitales provenientes de múltiples ubicaciones remotas y fuentes de información en un repositorio unificado.
- Permita la continuidad del trabajo en la nueva normalidad permitiendo el acceso a la información de manera remota.
- Despliegue información sobre el contenido del documento en campos editables.
- Concentra toda la información importante de la compañía en un único repositorio con accesos restringidos y auditados.
Recolección y recepción de archivos
Se recolecta todos los Documentos en papel en la empresa del cliente. Paralelamente se habilita al cliente una instancia en el servidor de XIGZA para descargar los documentos en formato PDF.
Escaneo de documentos y archivos
Adecuación de la documentación física para poder ser procesada mediante escáneres de alta producción.
Una vez separadas las hojas, pasamos a la digitalización de las hojas a una resolución de 300dpi en Blanco y Negro, con la intención de mejorar la calidad del resultado del proceso de OCR.
El proceso de digitalización en cadena de XIGZA contempla una etapa de verificación y corrección de la calidad de la imagen, garantizando que el proceso de conversión no ha supuesto la pérdida de contenido o calidad.
Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
El Reconocimiento Óptico de Caracteres u OCR por sus siglas en inglés, es una tecnología que le permite convertir diferentes tipos de documentos, tales como documentos en papel escaneados, archivos de PDF o imágenes captadas por una cámara digital en los datos editables y con opción de búsqueda.
La tarea de procesado de OCR se realiza sobre los Documentos en Papel y Documentos en PDF que no tengan información textual embebida.
El resultado del OCR nos permite obtener el texto que forme las distintas líneas del documento.
Creación de índices y metadatos
Una de las grandes ventajas que ofrecen los libros electrónicos es la opción de poder crear índices, y tablas de contenido y notas a pie de página con llamadas entre los elementos, de forma que pulsando sobre el enlace nos dirigirá exactamente al punto buscado.
Entrega de documentos digitales al cliente
El resultado del proceso de conversión digital se pone a disposición del cliente como enlace de descarga desde del servidor de XIGZA. Para cada documento se crea un archivo ZIP que contiene las imágenes en formato PDF con Reconocimiento de Texto OCR.
Este proceso puede llevarse a cabo sobre cualquier tipo de Documento, Libro, Manual o Planos entrando en formatos como PDF, MS Word, TIFF, JPEG
¿Quiere más información sobre nuestros servicio de digitalización?
Con las soluciones de Gestión Documental puede organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada y acceder de forma fácil y sencilla. Además, se tiene un control del acceso a los documentos, historiales de acciones, copias de seguridad, disponibilidad de versiones.
Con la extracción inteligente de datos, se puede capturar contenido, clasificar, separar y extraer la información de cualquier documento, sin importar su tipo, contenido o formato. Desde la obtención de datos en documentos fijos o formularios, hasta la interpretación de los documentos desestructurados de cualquier índole y agilice la digitalización de la información en su empresa de forma sencilla.
Los workflows es una herramienta muy apreciada en las organizaciones para establecer flujos ordenados de firmas de un documento digital.
Con ellos se busca agilizar los procesos administrativos, comerciales y legales abiertos, evitando los cuellos de botella y el riesgo de que estos trámites se alarguen demasiado en el tiempo.
Un workflow de Documentos Digitales con Firma Electrónica Avanzada es necesario:
- Cuando los firmantes se encuentren en ubicaciones distintas.
- Cuando sea necesario reunir muchas firmas en el menor tiempo posible.
- Cuando ser requiere conocer el status de los que han firmado el documento en el workflow y el momento en que lo han hecho, así como conocer el motivo por el cual una firma ha sido rechazada.
Beneficios
La digitalización de documentos es algo imprescindible actualmente para cualquier empresa, puesto que para que un negocio funcione de forma eficaz la información debe estar fácilmente disponible.
La mayoría de la información o los datos se almacenan en forma de archivos de papel o informes, que se acumulan en los últimos años, dando lugar a archivos de documentos en papel difícilmente accesibles y la consecuente pérdida de datos. La obtención de los documentos o datos necesarios cuando se necesitan a veces es difícil y una gran pérdida de tiempo por tener que andar buscando entre papeles y archivos.
El proceso de digitalización de documentos es la solución a este problema con este proceso se obtienen las herramientas para hacer más ágil y accesible el acceso a la información de la empresa.
Además, digitalizar documentos posibilita disponer de ellos por un periodo de tiempo superior, ya que se evita el desgaste del papel. A la mejora de la conservación se debe sumar el aumento de la seguridad de éstos, ya que se pueden configurar para que sólo tengan acceso algunas personas