GENERALIDADES DEL SERVICIO
1. ¿Cuál es el requerimiento que desea resolver al tener su documentación digitalizada?
2. ¿La información a digitalizar es histórica o sirve para la operación diaria?
3. ¿Qué tipo de información es?Con la tecla Shift elige más de uno
4. ¿Qué tipo de documentos desea digitalizar?Con la tecla Shift elige más de uno
5. Aproximadamente ¿Cuál es el volumen de información que desea digitalizar?
Conteste en 1 de los 3 campos, el que sea más apropiado.
6. Aproximadamente ¿En cuánto tiempo requiere concluir con el proyecto?
7. La digitalización se efectuará en:
8. ¿Cuenta con algún tipo de software corporativo para la administración de los documentos?
CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN
1. ¿Cuál es el número total de los expedientes o carpetas a digitalizar?
2. ¿Cuántas hojas integran un expediente o carpeta promedio?
3. ¿Cómo están unidos los documentos?Con la tecla Shift elige más de uno
4. ¿Qué tipo de papel es?Con la tecla Shift elige más de uno
5. ¿Qué tamaños de papel integran los expedientes?Con la tecla Shift elige más de uno
6. ¿Se digitalizarán los expedientes?
7. Los documentos están impresos:
8. ¿Cuál es el estado físico general de la documentación?Con la tecla Shift elige más de uno
CARACTERÍSTICAS DEL ARCHIVO FÍSICO
1. ¿Cómo está distribuida la información?
2. ¿Cómo está almacenada la información?Con la tecla Shift elige más de uno
3. ¿Cómo regresaríamos los expedientes físicos?
4. ¿Podemos obtener fotografías del lugar donde se encuentra el archivo y de algunos documentos a digitalizar?
CARACTERÍSTICAS DE LA DIGITALIZACIÓN Y CAPTURA DE DATOS
1. ¿Cómo se requiere la digitalización?
2. ¿En qué formato se requieren las imágenes digitalizadas?Con la tecla Shift elige más de uno
3. Defina los campos por los cuáles desea clasificar/buscar su información:Con la tecla Shift elige más de uno
4. ¿Cuentan con una base de datos que contenga la información que requieren utilizar en los campos de clasificación?
Ejemplo: Un archivo de excel en donde ya tuvieran capturados los datos contenidos en una factura: número de cliente, nombre del cliente, número de cuenta, etc.
5. ¿Los valores de los campos de clasificación se encuentran en la carátula del expediente?, O ¿Se tiene que obtener estos valores de distintos documentos dentro del expediente?
6. ¿Existe una lista de verificación de los tipos de documentos que debe contener un expediente?
7. ¿Se requiere conocer si está completo o no un expediente con base en la lista de verificación?
8. En consecuencia al punto anterior ¿Desea que se haga una clasificación del expediente por cada
tipo de documento para conocer cuáles documentos se encuentran y cuáles faltan?
SERVICIOS ESPECIALES
1. En caso de que no se vaya a digitalizar el expediente completo, y por lo tanto se tengan que separar manualmente de cada expediente (solo algunos documentos para su digitalización). ¿Cuáles son los documentos que se requieren digitalizar del expediente?
2. ¿Se requiere ordenar los documentos del expediente con base en la lista de verificación, o la información se digitalizará en el mismo orden en el que se encuentra actualmente?
3. ¿Se requiere validar alguna información?
